Le rôle des greffiers


Le greffier est un fonctionnaire, technicien de la procédure et relevant du statut particulier du cadre des services judiciaires, qui a pour fonction principale, l’assistance du magistrat dans tous les actes de sa juridiction sous peine de nullité, et l’authentification des actes juridictionnels.

Il est responsable du respect et de l’authenticité de la procédure tout au long de son déroulement.

I - Avant l’audience

Le greffier assure le fonctionnement du greffe qui repose sur la tenue d’un certain nombre de registres et l’accomplissement de certaines tâches d’exécution.

1) En matière civile, commerciale et administrative

Il reçoit les exploits ou assignations déposés par les Huissiers de Justice ou leurs clercs, aux fins de saisine du tribunal territorialement compétent, et les inscrit au rôle général. Il constitue un dossier pour chaque affaire inscrite.
A la veille de chaque audience il établit un relevé du rôle de l’audience, qui est la liste de toutes les affaires enrôlées et celles renvoyées à ladite audience, en quatre (4) exemplaires.

2) Les ordonnances sur requêtes aux fins de saisie-arrêt, de saisies conservatoires, de confiscation de produits de fraude et de référé, rendues par le Président du Tribunal sont inscrites dans un registre spécial par le greffier.

3) En matière sociale

Les procès-verbaux de non conciliation adressés au président du tribunal du travail par l’Inspecteur du Travail, les requêtes des avocats ou les plaintes directes des parties sont enregistrés dans le rôle social par le secrétaire du tribunal du travail qui constitue le dossier indiqué et procède à la citation des parties à la date d’audience.

4) Au Secrétariat du Parquet

Le greffier ou secrétaire des greffes et parquets reçoit les procès-verbaux de police et de gendarmerie et les plaintes directes et les enregistre après la suite donnée par le Procureur de la République. Il constitue le dossier approprié selon la procédure engagée. 

L’enregistrement d’un procès-verbal est toujours suivi de la constitution du dossier approprié qui varie selon la procédure engagée.
En cas de flagrant délit, le secrétaire préparera la chemise F.D ; les procès-verbaux d’interrogatoire, les mandats de dépôt, la demande de bulletin n° 1 du casier judiciaire, les convocations des victimes et témoins et les récépissés des dépôts des scellés au greffe. Il soumet toutes ces pièces à la signature du procureur de la République ou de ses substituts.

- En cas de procédure d’information, le secrétaire préparera le réquisitoire introductif, le réquisitoire aux fins de désignation d’un juge d’instruction, les scellés et le cahier de transmission du procès-verbal au cabinet d’instruction.
- En cas de citation directe devant le tribunal correctionnel ou de simple police, il préparera la demande de B1 et les cédules de citation à transmettre aux huissiers de justice.
Le secrétaire du parquet tient à jour le registre de l’audience correctionnelle qui doit comporter tous les dossiers enrôlés pour l’audience. A la veille de chaque audience, le secrétaire du parquet doit établir le rôle d’audience qui est un extrait du registre d’audience, en quatre (4) exemplaires.

5) Au cabinet d’instruction

Le greffe d’instruction est dirigé par un greffier qui a pour principales obligations :
- de réceptionner les dossiers d’information et scellés transmis par le parquet et de les porter sur le registre d’instruction ;

- d’inscrire sur les registres, les informations au fur et à mesure de leur arrivée, les scellés et de préparer les dossiers d’information ; 

- de convoquer les inculpés, témoins et parties-civiles ainsi que leurs conseils (ceux-ci par lettre recommandée et sur instruction du juge ) ;
- d’établir les ordres d’extraction des détenus au plus tard la veille de chaque audience.



II - Au cours de l’audience

Le greffier fait toujours partie du tribunal qui statue, soit en audience publique, soit en chambre du conseil. Il relève les notes de l’audience sur les différents plumitifs, ou le registre des référés. Il est tenu de mentionner la date et la nature de l’audience ainsi que la composition du tribunal, les identités des parties ou des inculpés et l’objet de l’action ou de la réclamation. Il doit porter en rouge la décision prononcée par le juge.
Le greffier d’instruction prend, sous la dictée du juge, les déclarations des inculpés, des parties-civiles et témoins. Il est chargé d’établir les pièces de justice à savoir les mandats de dépôt, d’arrêt et les commissions rogatoires, sur instruction du juge, de placer sous scellés tous documents ou objets saisis directement par le juge (en cabinet, lors d’un transport sur les lieux) et d’en effectuer la remise au greffe.



III - Au terme de l’audience

Au greffe civil, social et correctionnel, le greffier enregistre chronologiquement les jugements civils et sociaux rendus sur le répertoire civil et le répertoire social. Les jugements correctionnels et de simple police sont enregistrés par le greffier sur le répertoire correctionnel.
Au greffe d’instruction, le greffier d’instruction est tenu de classer dès leurs retours les notifications aux dossiers et de dresser un inventaire de toutes les côtes du dossier ; de notifier aux inculpés et d’aviser leurs avocats et les parties civiles de toutes ordonnances juridictionnelles ; de transmettre le dossier complété à l’autorité compétente (parquet d’instance pour enrôlement, parquet général pour saisir la chambre d’accusation) ou de classer ce dossier au greffe, s’il s’agit d’un non lieu.

Au parquet, à la fin de chaque audience, le secrétaire établit la feuille d’audience qui est une sorte de relevé des décisions prononcées à l’audience, signé et adressé au régisseur de la maison d’arrêt. Il inscrit sur le registre de l’exécution des peines, toutes les condamnations prononcées par le tribunal.
Le greffier en chef est responsable du dépôt et de la conservation des minutes ainsi que des archives de la juridiction. Les minutes ne sortent pas du greffe. Il en est délivré des expéditions ou grosses ou de simples copies certifiées conformes.
Il veille à ce que toutes les minutes de jugements ou d’arrêts soient enregistrées dans les jours qui suivent le prononcé de la décision.
Il peut délivrer une attestation de jugement ou d’arrêt.

Il tient le registre ad’ hoc des appels et oppositions en matière civile et commerciale, destiné à recevoir les copies des exploits d’appel ou opposition formés auprès des huissiers de justice qui sont tenus de l’informer.
Il fait donc mention sur le registre de la date de l’appel, du numéro d’ordre du jugement, de l’identité de la partie appelante ou opposante, du nom de l’Huissier qui l’a reçu. La copie de l’exploit restera agrafée au registre.
La tenue régulière de ce registre permettra au greffier en chef de délivrer les attestations de non appel ou de non opposition.
En matière sociale et dans les quinze (15) jours du prononcé du jugement, une partie peut interjeter appel de la décision par déclaration orale ou écrite devant le secrétaire du tribunal du travail ou de son droit de demander à être entendu en appel ou représenté. Il est fait mention de cette interpellation et de la réponse faite en bas de la déclaration d’appel.

Le secrétaire avise immédiatement, dans les formes prévues à l’article 288 du code du travail, les parties intéressés de l’appel interjeté et les avise de ce qu’elles peuvent, dans un délai de quinze (15) jours, déposer au secrétariat un mémoire en appel et demander à être entendues ou représentées devant la Cour d’Appel.
En matière coutumière, le Tribunal de Grande Instance constitue une juridiction de second degré. Tout appel est inscrit dans un registre d’ordre tenu par le greffier en chef de cette juridiction ; il est formé par requête. Le greffier en chef transcrit la requête dans le registre des pourvois ; il doit la signifier à la partie adverse et adresser un dossier complet au greffier en chef de la Cour Suprême dans un délai d’un mois.
Le dossier doit comprendre l’expédition du jugement attaqué, les pièces y afférentes, la requête jointe au procès-verbal de déclaration du pourvoi ; le procès-verbal de notification du jugement à toutes les parties (appelant et intimé).



Source : Brochure du PAJED - LE ROLE DES GREFFIERS.pdf